Kassensysteme: Häufige Fragen

Ein Kassensystem ist die Kombination von Software und Hardware, um das Kassieren, Abrechnen sowie die Buchführung in Geschäften, Restaurants und bei Dienstleistern zu vereinfachen. Die Hardware kann beispielsweise eine Touchscreenkasse sein, in die du das verkaufte Produkt eingibst. Die Software ermittelt dann den Preis, das Rückgeld und führt Buch über sämtliche Geldein- und Geldausgänge. Ein Kassensystem zeichnet sich vor allem durch die problemlose Erweiterbarkeit um andere Kassen aus. So lassen sich Filialen mit Kassen ausrüsten, die alle auf das gleiche System zurückgreifen. Du musst so nur an einer Stelle den Preis für ein bestimmtes Produkt ändern und überall wird er anschließend ausgeben. Außerdem kannst du dich an zentraler Stelle über Umsätze aller oder einzelner Filialen informieren. Darüber hinaus lassen sie Kassensysteme an die Anforderungen der Branchen anpassen, in denen Geld bar oder per Karte, kassiert wird. Auch Kundenbindungsprogramme, Ausgabe von Steuerdaten und viele weitere Funktionen haben moderne Kassensysteme. Kurzum: Ein Kassensystem erspart dir im täglichen Verkaufsleben viel Arbeit.

Die Abkürzung POS steht für Point of Sale. Es ist also der Punkt im Geschäft oder Restaurant, an dem kassiert bzw. abgerechnet wird. In einem kleinen Laden steht dort die Kasse. In einem großen Restaurant kann jeder Kellner einen mobilen POS mitführen, um direkt am Gast abzukassieren. Der Point of Sale ist Teil des Kassensystems.

Kassensysteme bieten viele Vorteile, die einfache Registrierkassen nicht haben. Gerade in Bezug auf GoBD-Konformität, Datenaustausch mit dem Steuerberater, Kundenbindungs- und Managementprogramme, können einfache Registrierkassen nicht mithalten. Mit Kassensystemen machst du dir also das Leben einfacher und kannst außerdem dein Business problemlos erweitern.

Touchscreenkassen sind an das Kassieren angepasste Computer, die in der Regel sehr robust und einfach zu bedienen sind. Die Software dieser Kassen ist genau auf die Hardware zugeschnitten und läuft deshalb sehr stabil. Ausfälle, wie du sie etwa vom PC kennst, treten so gut wie nie auf.

iPad-Kassen nutzen als Hardware das Tablet der Firma Apple. Dieses wird mittels App in eine Touchscreenkasse umgewandelt. Du kannst aber weiterhin das iPad als iPad nutzen. Eine iPad-Kasse ist so robust wie die Hardware, auf der die App läuft. Praktisch ist, dass bei Ausfall des iPads, du die App einfach auf ein Ersatzgerät laden kannst und damit weiterarbeiten.

Das hängt vom Kassensystem ab. iPad Systeme kommunizieren über das WLAN. Du kannst also einfach ein weiteres iPad ins WLAN einloggen, die Kassensystem-App darauf installieren und loslegen. Touchscreenkassen werden meist per LAN untereinander verbunden. Es gibt aber auch hier WLAN-Modelle.

Gerade iPad Kassensysteme benötigen einen Internetzugang, um Daten in einer Cloud zu sichern und die Managementprogramme ausführen zu können. Mit ihnen kannst du beispielsweise unterwegs mit deinem iPhone überprüfen, wie die aktuellen Umsätze in deinem Café aussehen. Die Funktion als Kasse und die Kommunikation mit den anderen Komponenten (Drucker, Handheld usw.) ist in der Regel nur von einem funktionierenden WLAN abhängig. Einen Internetzugang brauchen sie zum Basisbetrieb nicht.

Ja, gibt es. Sie laufen auf PCs oder Tablets.

Da Apple ein geschlossenes System mit Hard- und Software bereitstellt, sind hier weniger Komplikationen und Abstürze zu befürchten. Auch erfüllt die Hardware eine gleichbleibende Qualität. Die Sicherheitsupdates des Betriebssystems finden regelmäßig statt.

Android ist ein offenes System und damit anfälliger für Ausfälle und Manipulationen. Auch ist die Tablet-Hardware von sehr unterschiedlicher Qualität. Ein hochwertiges Tablet mit aktuellem Android, das regelmäßig geupdatet wird, kann aber genauso zuverlässig arbeiten wie die iOS-Variante.

Einfache Touchscreenkassen gibt es ab 500 Euro. iPadkassen kosten als Hardwarepakete um die 1000 Euro. Für die Kassen-App fallen monatliche Gebühren an, die bei 40 Euro starten und je nach Serviceumfang über 100 Euro pro Monat kosten.

Du kannst ein Kassensystem direkt beim Anbieter oder beim Vertriebspartner kaufen. Kassensystem-Apps lädst du im App-Store oder bei Google Play herunter.

Kassensysteme machen das Kassieren einfacher und vor allem schneller. Während du bei einem PC dich erst durch Menüs klicken oder das Produkt eintippen musst, drückst du bei einem Touchscreen einfach auf den Button und fertig. Außerdem sind PCs anfällig für Abstürze, was beim Ungang mit Geld nicht riskiert werden sollte.

Dienstleister, Gastronomie, Hotels und Einzelhandel. Die Kassensysteme lassen sich meist individuell an die Bedürfnisse des Nutzers anpassen. Viele Anbieter haben auch schon passende Systeme für die einzelnen Branchen im Programm.

CRM steht für Customer Relationship Management. Damit sind Programme gemeint, mit denen du eine Kundenbindung aufbauen und pflegen kannst. Mit ihnen lassen sich Kundendaten verwalten, Gutscheine, Rabatte, Kundenkarten und vieles mehr.

Kundenbindung ist das A und O für ein erfolgreichess Geschäft. Allein mit der Ausgabe von Coupons kannst du es schaffen, das die Gäste lieber in dein Café kommen als zum Konkurrenten nebenan.

Ein Handheld ist ein mobiles Gerät, um Bestellungen (Restaurant), Produkte (Geschäft) einzugeben und abzurechnen. Er ist in der Regel etwas größer als ein Handy, verfügt über ein Touchscreendisplay oder Display mit Tastenfeld. Handhelds sind Teil des Kassensystems und kommunizieren meist per WLAN damit.

Funkbonieren ist die Eingabe von Bestellungen im Restaurant, Café usw. per Funk. Dabei wird die Bestellung direkt beim Gast in den Handheld eingeben und sofort ins Kassensystem weitergeleitet. Die Küche erhält die Bestellung und kann sie sofort ausführen.

Deine Kellner haben kürzere Wege und die Bestellzeit verringert sich.

Einer der bekanntesten Hersteller für Handhelds ist Orderman, aber auch Vectron stellt solche Geräte her. Außerdem haben alle Kassensystem-Anbieter Apps im Programm, die aus einem Smartphone (Android oder iOS) einen Handheld zum Funkbonieren machen.

Jein – Handhelds sind in der Regel sehr robust, kaum störanfällig und besitzen helle Displays sowie leistungsstarke Akkus. Beim Smartphone sind diese Eigenschaften nur bei ausgesuchten Modellen zu finden. Dafür kosten sie in der Regel wesentlich weniger als Handhelds.

Mobile Kartenlesegeräte können drahtlos Kartenzahlung verarbeiten. Dabei werden vier Typen unterschieden:

1. Bluetooth Kartenlesegerät (kommunizieren via Bluetooth mit dem Netz; geringe Reichweite)
2. WLAN Kartenlesegerät (Kommunikation per WLAN; Reichweite bis zu 100 Meter)
3. GPRS Kartenlesegerät (via GPRS werden Daten übermittelt; überall nutzbar, wo ein Funknetz ist)
4. Kartenlesegeräte für Smartphones (Daten werden mit dem Smartphone übertragen; überall einsetzbar, wo ein Smartphone aufs Internet zugreifen kann)

Auf Kassensystemevergleich werden nur Anbieter des vierten Typs vorgestellt. Das diese Systeme sehr preiswert und ultramobil sind.

Da mobile Kartenleser nur ein Smartphone brauchen, um genutzt zu werden, kannst du überall damit kassieren. Damit die Kartenzahlungen korrekt in deinem Kartensystem verrechnet werden, müssen der Kartenleser und das Kassensystem kompatibel sein. Das ist beispielsweise bei Zettle der Fall. Bei Orderbird kannst du mit Nexi Kartenzahlungen annehmen.

Nein, denn ein mobiler Kartenleser dient nur zur Annahme von Kartenzahlungen. Du kannst aber den Zettle Kartenleser für das Zettle-Kassensystem nutzen.

Die Kosten liegen im Schnitt bei 80 Euro für das Kartenlesegerät. Geräte mit NFC sind teurer. Die Gebühren beginnen bei 0,95% vom Transaktionswert. Die Gebühren der einzelnen Anbieter entnimm bitte unserer Vergleichstabelle.

Generell werden Kreditkarten und EC-Karten akzeptiert. Genaueres kannst du unserer Vergleichstabelle entnehmen.

Ja. Es werden alle Anforderungen an die Sicherheit erfüllt. Beispielsweise verbleiben keine Daten im Gerät und sie gelangen bereits verschlüsselt ins Smartphone.

Near Field Communication – das ermöglicht das kontaktlose Bezahlen via Karten (mit NFC Chip) oder Handy (mit NFC Technologie). Bei Girogo können so Zahlungen bis zu 20 Euro ohne PIN-Eingabe ausgeführt werden. Der Abstand zum Lesegerät darf nur wenige Zentimeter betragen, damit NFC funktioniert.

Sind die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff. Sie regeln, wie du deine Bücher führen musst und mit allen Unterlagen verfährst. Alle Kassensysteme auf Kassensystemevergleich erfüllen diese Norm. Mehr Infos findest du in unserem Artikel „Kassensysteme und Finanzamt„.

Das oft als DATEV-Format bezeichnete System ermöglicht es dir, Daten einfach mit deiner Buchhaltung und deinem Steuerberater auszutauschen. Es gibt noch weitere Datei-Formate, die diesen Austausch ermöglichen. Die Kassensysteme beherrschen meist mehrere.

Unter jedem Anbieter findest du ein graues Feld mit der Bezeichnung: Dein Erfahrungsbericht als Nutzer. Hier kannst du eine Sternchen-Wertung und einen Kommentar abgeben.

Wir behalten uns vor unpassende (z.B. beleidigende, diffamierende, sexistische und rassistische) Kommentare zu löschen. Außerdem löschen wir Kommentare mit groben Rechtschreibfehlern, übertrieben vielen Satzzeichen (z.B. „!!“) etc.

Immer an den Anbieter bzw. den Vertriebspartner. In unseren Vergleichstabellen für Kassensysteme und mobile Kartenlesegeräte findest du die entsprechenden Hotline-Nummern.